Szczegółowe informacje

Szanowni Państwo,

prezentujemy najważniejsze informacje dotyczące kas i drukarek fiskalnych.

 

 

Do obowiązków każdego użytkownika kasy rejestrującej należy:

• stosowanie kasy wyłącznie do ewidencji własnej sprzedaży
• wydawanie paragonów jako dowodów transakcji sprzedaży, gdzie nazwy usług na paragonie powinny jednoznacznie określać ich charakter
• wykonywanie fiskalnych raportów dobowych
• wykonywanie raportów okresowych (miesięcznych)
• przechowywanie papierowych lub elektronicznych kopii dokumentów kasowych przez stosowny okres (ustawa Ordynacja podatkowa Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60)
• dokonywanie co 24 miesiące przeglądu technicznego kasy w autoryzowanym punkcie serwisowym
• udostępnianie kasy do kontroli na żądanie właściwych organów

 

 

Odliczenia przy zakupie kas fiskalnych.

Podatnicy, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

 

Żeby otrzymać przysługujący zwrot części kwoty wydanej na zakup kasy należy:

• być właścicielem kasy,
• posiadać dowód zapłaty należności za kasę,
• posiadać kasę z homologacją Ministerstwa Finansów,
• złożyć oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas,
• dokonać we właściwym Urzędzie Skarbowym zgłoszenia instalacji kasy do 7 dni od daty jej fiskalizacji - kasy Online są zgłaszane automatycznie w momencie fiskalizacji.

 

Co to jest kasa rejestrująca i do czego służy?

Kasa rejestrująca jest to urządzenie elektroniczne służące do rejestracji obrotu oraz podatku należnego VAT.
Podstawowe rodzaje kas rejestrujących:

• kasa fiskalna – samodzielne urządzenie do prowadzenia sprzedaży,
• drukarka fiskalna – urządzenie podłączone do komputera i ściśle współpracujące z programem sprzedaży.

 

Kasy i drukarki ONLINE to urządzenia fiskalne, które posiadają funkcję pozwalającą na przekazywanie – bezpośrednio i automatycznie – gromadzonych danych do Centralnego Repozytorium Kas, podlegającemu Ministerstwu Finansów. Do przekazywanych danych należą m.in.: raporty dobowe, paragony fiskalne czy dokumenty niefiskalne.

 

W wyniku nieprzewidzianych zdarzeń może dojść do sytuacji, w której kasa podstawowa zostanie uszkodzona (np. zalanie kasy, upadek). Aby móc kontynuować pracę należy posiadać zarejestrowaną kasę rezerwową.

Posiadanie Kasy rezerwowej daje wiele korzyści:

• można kontynuować pracę (nie tracąc przychodów),
• nie traci się reputacji,
• można wezwać serwis w wolnej chwili oraz dobrać dogodny termin naprawy,
• niższy koszt naprawy (nie płaci się dodatkowo za natychmiastowy serwis),
• po okresie około 6 lat, gdy pamięć fiskalna kasy podstawowej prawie się zapełni, można przekształcić kasę rezerwową w kasę podstawową, a podstawową w rezerwową (nie tracąc komfortu pracy oraz nie ponosząc dodatkowych kosztów z tytułu zakupu nowej kasy).

 

Czym się różni kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?

Kasa fiskalna jest kompletnym systemem do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie. Drukarka fiskalna nie może pracować samodzielnie. Stanowi ona jedynie fragment systemu sprzedaży, a jej zadaniem jest gromadzenie informacji o obrocie handlowym i rejestrowanie ich w pamięci fiskalnej. Drukarkę fiskalną można stosować jedynie w połączeniu z komputerem PC i oprogramowaniem, które informacje o każdej operacji sprzedaży przesyła w odpowiedni sposób do drukarki fiskalnej, a ta wystawia stosowny paragon fiskalny (system POS).

 

Co to jest pamięć fiskalna urządzenia i kiedy należy ją wymienić?

Pamięć fiskalna urządzenia to zabezpieczony (najczęściej zalany żywicą) element zapamiętujący dane o obrotach. Pamięć fiskalną kasy należy wymienić w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia. Pojemność pamięci określona w rozporządzeniu wynosi minimum 5 lat.

 

Co to jest paragon fiskalny?

Jest to dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży, wydrukowany przez kasę rejestrującą i przekazywany nabywcy w momencie sprzedaży.

 

Co to jest wydruk niefiskalny?

Jest to każdy, niezawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez urządzenie fiskalne przed jego fiskalizacją oraz każdy inny dokument niezawierający transakcji sprzedaży, dopuszczony programem pracy urządzenia do druku, poza paragonem fiskalnym, fakturą VAT i raportami fiskalnymi.

 

Co to jest kopia elektroniczna paragonu?

Kopia elektroniczna paragonu (EJ – Electronic Journal) jest elektronicznym zapisem wystawionego paragonu, zapisanym na karcie SD/SDHC (tzw. Informatycznym Nośniku Danych).

Kasy fiskalne On-Line również posiadają kopię paragonów a postaci elektroniczne - w tzw. Pamięci chronionej.

 

W jaki sposób można przejrzeć paragony zapisane w postaci elektronicznej?

Elektroniczna kopia paragonów jest wygodnym i łatwym w obsłudze narzędziem do archiwizacji danych sprzedażowych. Do urządzeń POSNET, bezpłatnie oddajemy Naszym użytkownikom dwa programy – Archiwizer i Archiwizator. Dzięki nim w łatwy i przystępny sposób odnajdziesz każdy paragon wystawiony na danym urządzeniu fiskalnym.

 

Co robić z oryginałami paragonów?
Oryginały paragonów należy wręczać klientowi, w momencie dokonania operacji sprzedaży.

Co to jest i kiedy należy wykonać raport dobowy?

Raport dobowy jest podstawowym fiskalnym raportem rozliczeniowym. W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli w danym dniu realizowano sprzedaż, raport dobowy należy wykonać po zakończeniu sprzedaży, najpóźniej następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży.

 

Co to jest i kiedy należy wykonać raport miesięczny?

Jest to raport zawierający wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów. Raport miesięczny można wykonać pierwszego dnia kolejnego miesiąca, po wykonaniu ostatniego raportu dobowego w minionym miesiącu.

 

Czy istnieje obowiązek wykonywania przeglądów technicznych urządzeń fiskalnych?

Tak i wymaga tego Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać urządzenia rejestrujące, oraz stosowania tych urządzeń przez podatników.

 

Kto dokonuje przeglądów serwisowych?

W świetle obowiązujących przepisów, serwis urządzeń fiskalnych może świadczyć wyłącznie wyznaczona przez producenta firma posiadająca autoryzację i przeszkolenie w zakresie świadczenia serwisu. Każdy serwisant powinien legitymować się identyfikatorem (ze zdjęciem), na którym umieszczona są: data ważności oraz zakres posiadanych uprawnień.

 

Na czym polega fiskalizacja kasy?

Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego. Fiskalizacja powoduje przełączenie kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe zawierające sprzedaż dzienną i zapisują się do pamięci fiskalnej. Fiskalizacji dokonuje uprawniony serwisant na wiosek użytkownika kasy. Przeprowadzoną fiskalizację należy w ciągu 7 dni zgłosić do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego.

 

Co to jest numer ewidencyjny kasy fiskalnej?

Jest to numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na urządzenie w sposób trwały i widoczny, oraz zapisany w książce kasy.

 

Co to jest numer unikatowy kasy fiskalnej?

Jest to numer nadawany przez producenta, wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie ufiskalnienia.

 

Czy należy powiadomić Urząd Skarbowy o zainstalowaniu urządzenia fiskalnego?

Tak. Niezgłoszenie urządzenia fiskalnego do Urzędu Skarbowego w ciągu 7 dni od fiskalizacji urządzenia, może grozić nałożeniem kary.

W przypadku fiskalizacji kasy On-Line zgłoszenie następuje automatycznie w momencie fiskalizacji kasy i nie ma obowiązku dodatkowego zgłaszania ufiskalnienia kasy.

 

Jak uzyskać zwrot pieniędzy z Urzędu Skarbowego za zakup kasy fiskalnej?

Aby uzyskać zwrot należy:

1. Podatnicy VAT wpisują kwotę wydaną na zakup kasy w deklaracji VAT7, osoby nie będące płatnikami VAT występują z wnioskiem o zwrot do urzędu skarbowego.

2. Wykonać w terminie fiskalizację kasy.

3. Przedstawić oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę.

UWAGA: Należy pamiętać, że ulga może zostać wycofana, jeżeli w ciągu 3 lat podatnik wyrejestruje urządzenie fiskalne.

 

Co zrobić gdy urządzenie fiskalne ulegnie awarii?

W przypadku gdy urządzenie fiskalne ulegnie awarii lub się zepsuje, należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży, do czasu całkowitego usunięcia przyczyn awarii. Sprzedaż można kontynuować przy skorzystaniu z rezerwowego urządzenia fiskalnego. Awarię należy zgłosić firmie sprawującej serwis tego urządzenia (dane kontaktowe serwisu znajdziesz w książce serwisowej urządzenia).

 

Czy w przypadku prowadzenia praktyki lekarskiej, prawniczej lub innej działalności poza stałym adresem prowadzenia tejże działalności, należy posiadać urządzenie fiskalne?

Tak. W przypadku wizyt u klienta należy posiadać urządzenie fiskalne. W naszej ofercie znajdują się przenośne (mobilne) urządzenia fiskalne, które zmieszczą się do każdej torby i kieszeni.

 

Jakie są sankcje za niedopełnienie obowiązku zainstalowania urządzenia fiskalnego?

Podatnik, który nie rozpocznie w terminie stosowania kasy rejestrującej, narażony jest na sankcje karne skarbowe. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej są karane tak samo, jak nieprawidłowości w prowadzeniu księgi podatkowej. W wypadku podatników VAT zignorowanie obowiązku posiadania kasy fiskalnej może skutkować dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Jeśli lekarz świadczy jedynie usługi medyczne, nie jest jednak płatnikiem VAT, ponieważ usługi te są zwolnione z podatku VAT. W razie niedopełnienia obowiązku zainstalowania kasy fiskalnej nie zostanie ukarany dodatkowym zobowiązaniem podatkowym, ale osoba taka odpowiada za przestępstwo skarbowe, a w przypadkach mniejszej wagi - wykroczenie skarbowe. Naruszeniem prawa jest tu nie tylko niezainstalowanie kasy, ale też niedopełnienie obowiązku ewidencjonowania przychodów przy jej użyciu. Grzywna za wykroczenie skarbowe obecnie może być wymierzona w granicach od 131,70 zł do 26340 zł. W sytuacji, gdy w sprawie o wykroczenie skarbowe prowadzone jest postępowanie mandatowe, górna granica grzywny nałożonej mandatem nie może przekroczyć podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia (aktualnie 2634 zł). W przypadku przestępstwa skarbowego kwoty te są znacznie wyższe.

 

Jakie kary mogą zostać nałożone na podmiot, który użytkuje urządzenie fiskalne niezgodnie z obowiązującymi przepisami?

Użytkowanie kasy niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa grozi następującymi konsekwencjami:

- utrata prawa do odliczenia 90% wartości kasy,

- utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe)

- grzywna do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystu krotności.

 

Jakie dokumenty potrzebne są przy zakupie urządzenia fiskalnego?

Przy zakupie kasy nie są wymagane specjalne dokumenty. Należy posiadać dane firmy: NIP, nazwę i adres prowadzenia działalności.

 

Jakie są obowiązki osoby posiadającej urządzenie fiskalne?

Osoba prowadząca sprzedaż przy użyciu urządzenia fiskalnego ma obowiązek:

- wydać oryginał paragonu kupującemu

- na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego)

- na koniec miesiąca - wykonać pełny fiskalny raport okresowy (za ten miesiąc)

- zlecać serwisowi wykonanie przeglądu technicznego kasy (co najmniej raz na 24 miesiące)

- przechowywać w odpowiednich warunkach raporty (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone) i kopie paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane-jeśli kasa drukuje kopie paragonów).

 

Jakie inne raporty można wykonać na urządzeniu fiskalnym?

Oprócz raportu dobowego i miesięcznego na urządzeniu fiskalnym możemy również wykonać:

- raporty: okresowy rozliczeniowy, zmianowy, wpłaty do kasy, wypłaty z kasy, stanu kasy, serwisowy, zmiany stawek PTU, zmiany czasu

- statystyki: sprzedaży (ilościowo – wartościowe), grup towarowych, kasjerów, opakowań zwrotnych, form płatności, rabatów / narzutów.

 

Co należy zrobić gdy wystąpi błąd przy wystawianiu paragonu?

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. Można jednak klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki to należy spisać tzw. "protokół zwrotu towaru" dołączając oryginał paragonu od klienta, na odwrocie którego umieszczamy dane osobowe klienta i jego podpis.

 

Czy należy wystawić paragon w przypadku gdy klient (osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej) prosi o wystawienie faktury?

Tak. Wystawiony paragon należy podpiąć do kopii faktury.

 

Jakie informacje zawiera paragon fiskalny?

Paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:

- imię i nazwisko lub nazwę podatnika;

- adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika;

- NIP;

- kolejny numer wydruku;

- datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży;

- nazwę towaru lub usługi;

- cenę jednostkową towaru lub usługi;

- ilość i wartość sprzedaży;

- wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek;

- wartość sprzedaży zwolnionej z podatku;

- łączną kwotę podatku;

- łączną kwotę należności;

- kolejny numer paragonu fiskalnego;

- kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

- logo fiskalne

- numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.

Dodatkowo na paragonie mogą pojawić się inne informacje, jak: linie opisu, kod kreskowy, teksty reklamowe.

 

Jak wygląda kontrola urządzenia fiskalnego przez pracownika Urzędu Skarbowego?

Kontrola urządzenia fiskalnego przez pracownika Urzędu Skarbowego polega na sprawdzeniu:

-stanu technicznego kasy

- nienaruszalności plomb

- prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty)

- dobowego raportu fiskalnego

- zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów)

- numeru fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu)

- książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).